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Archiver les documents de son entreprise est une chose à ne pas négliger. Mis à part la loi qui impose aux entreprises de conserver certains documents jusqu’à plus de 120 ans, l’archivage est un réel défi en termes de sécurité et de coûts.
Et bons nombres d’entreprises n’ont ni les ressources ni la motivation pour engager des démarches d’archivage interne. C’est la raison pour laquelle des prestataires comme Leader Box, proposent aux entreprises de gérer leurs archives en externe.
En archivant vos documents en externe, vous épargnez à votre entreprise des pertes de temps considérable. La réflexion sur l’agencement des archives, la recherche de personnel pour la gestion des archives, la recherche d’espace… Toutes ces étapes du processus d’archivage en interne engendrent des pertes de temps énormes. Leader Box propose aux entreprises de venir chercher leurs archives, de les transporter et de les ranger directement dans un box de stockage, selon les directives de leurs clients. C’est un gain de temps considérable.
Que vous soyez un auto-entrepreneur ou un petit commerçant, votre entreprise ne dispose pas nécessairement de l’espace disponible pour l’archivage. L’archivage peut requérir énormément d’espace selon l’activité de votre entreprise et vous n’avez pas nécessairement les moyens financiers pour investir dans de nouveaux locaux. Des entreprises comme Leader Box en région toulousaine proposent des boxes de stockage aux entreprises. Ces boxes de stockage permettent aux entreprises de palier à ce manque d’espace tout en évitant un investissement financier important dans de nouveaux locaux.
Les archives contiennent très souvent des informations confidentielles sur votre entreprise. Leur perte ou leur vol peut engendrer de tristes conséquences. L’archivage externe permet à votre entreprise d’assurer une meilleure sécurité à vos documents. En effet, les prestataires qui proposent de l’archivage externe mettent en place des conditions de sécurité optimales sur leurs centres d’archivage et de stockage. Leader Box gère la sécurité de ses centres avec de la vidéosurveillance 24/7, des contrôles d’accès, des alarmes… En plaçant vos documents dans un box de stockage, vos documents seront mieux gardés que dans une prison !
L’archivage externe est finalement une solution qui assure aux entreprises une diminution globale des coûts et donc d’une augmentation des bénéfices ! Que ce soit le non-respect de la loi, le temps consacré à la recherche des documents, l’investissement dans des nouveaux locaux, la perte ou vol des documents… tout cela a un coût ! En passant par de l’archivage externe, vous permettez à votre entreprise de vous séparer de ses coûts et d’augmenter vos marges. C’est certainement aussi un gain de productivité pour votre entreprise : vous diminuerez votre temps consacré à l’archivage et concentrerez votre temps sur votre vrai métier !
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